Divulgação de eventos acontece em três frentes: os canais que são seus (a lista de inscritos, o perfil do evento, o site), os canais de quem já reúne o seu público (plataformas de ingresso, comunidades, palestrantes e patrocinadores) e o próprio público, postando que vai. As duas primeiras dependem do seu esforço. A terceira cresce a cada inscrição, porque cada pessoa que posta leva o evento para o feed de quem confia nela. Abaixo estão os meios de divulgação de um evento, um calendário semana a semana e o critério para escolher o canal certo para o seu tipo de evento.
Três cards “Eu vou” de um evento fictício, o Vecsy Summit, feitos na Vecsy com o mesmo modelo. A arte é igual para todos; a foto muda para cada participante.
A peça que faz o público divulgar é um card de divulgação como esse. Quem organiza monta a arte uma vez; cada inscrito abre um link, sobe a própria foto e baixa a imagem pronta para postar. Se quiser ver isso com a arte do seu evento, veja como funciona um card “Eu vou” feito na Vecsy.
Quais são os meios de divulgação de um evento?
São quatro grupos. Vale conhecer todos antes de montar o calendário, porque cada um tem um custo e um tempo diferentes.
1. Os canais que são seus. A lista de e-mail de quem foi à edição anterior ou já comprou de você, o perfil do evento ou da marca nas redes, o site com a página de inscrição e a lista de transmissão ou a comunidade no WhatsApp. Você controla o que sai e quando sai. O limite é o tamanho: esses canais só alcançam quem já conhece você.
2. Os canais de quem já reúne o seu público. Plataformas de ingresso e de eventos, como Sympla, Eventbrite e Meetup, onde as pessoas procuram o que fazer. Comunidades e grupos do tema. Associações, escolas, coworkings e empresas parceiras. Agendas culturais e a imprensa do setor. Aqui você usa a audiência de outra pessoa, e por isso precisa dar a ela um motivo e o material pronto.
3. As pessoas do evento. Palestrantes, patrocinadores, expositores e a sua equipe. Cada um tem a própria rede, e todos querem que o evento dê certo, porque o nome deles está nele. É o grupo mais fácil de ativar e o mais esquecido: muito evento anuncia o palestrante no próprio perfil e não pede ao palestrante que poste.
4. O público. Quem se inscreveu, quem foi à edição anterior, quem está na lista de espera. Cada pessoa que posta “eu vou” mostra o evento para colegas, amigos e seguidores que se parecem com ela. Esse canal não custa mídia e cresce junto com as inscrições.
A mídia paga (anúncio no Instagram, no LinkedIn, no Google) entra por cima dos quatro e não é o assunto deste post. Se for anunciar, anuncie depois que os quatro grupos estiverem rodando: o anúncio passa a ter o que mostrar, como palestrantes confirmados e gente postando que vai, e não só uma data.
O que muda quando o público divulga o evento?
A decisão de ir a um evento é social. Antes de comprar o ingresso, a pessoa quer saber quem mais vai, se vale o dia fora do trabalho, se vai encontrar alguém que conhece. O post do perfil do evento responde “o que é”. O post de um colega responde “quem vai”, e isso o perfil do evento não consegue dizer sozinho.
Três coisas mudam quando quem posta é o público:
- O evento aparece num lugar de confiança. Quem vê o card no feed de um colega não vê um anúncio. Vê alguém que conhece dizendo que vai.
- Cada post chega a uma rede diferente. O perfil do evento fala sempre com os mesmos seguidores. Cem inscritos que postam falam com cem redes, e muita gente nelas nunca ouviu falar do seu evento.
- A divulgação cresce com as inscrições. Cada inscrição nova é mais uma pessoa que pode postar, sem custo de mídia.
O problema é que ninguém posta só porque você pediu. A pessoa posta quando a peça é dela, com a foto e o nome dela, quando a imagem fica bonita no perfil e quando postar dá menos trabalho do que ignorar o pedido. É disso que trata a próxima seção.
Como fazer o seu público divulgar o evento?
Pedir “divulguem!” no e-mail de confirmação deixa todo o trabalho com a pessoa: pensar no que postar, achar uma imagem, escrever a legenda. Quanto mais trabalho sobra para ela, menos gente posta. Na Vecsy, a gente recomenda tirar esse trabalho do caminho em cinco frentes.
- Dê uma peça pronta, com a cara de quem posta. Um card com a arte do evento, a foto da pessoa e, se fizer sentido, o nome, o cargo e a empresa. Uma arte genérica é do evento. Um card com a foto da pessoa é dela, e é isso que ela tem vontade de mostrar.
- Peça logo depois da inscrição. A página de obrigado e o e-mail de confirmação são a hora certa: a pessoa acabou de decidir ir e ainda está com o evento na cabeça.
- Escreva a legenda e a hashtag. Quem baixa a imagem sem legenda posta sem a hashtag e sem o link de inscrição. Com a legenda pronta, a pessoa só copia.
- Faça uma peça para cada grupo. O inscrito posta “eu vou”. O palestrante posta “sou palestrante”. O patrocinador posta o card com o logo da empresa dele. Cada grupo tem um motivo diferente para postar, e uma arte para cada um deixa isso claro.
- Dê um motivo extra, se precisar. Desconto para quem indicar um amigo, acesso antecipado, um brinde para quem trouxer mais gente. Isso já é um programa de indicação, e o passo a passo está em como usar cards num programa de member-get-member.
Card de palestrante de um evento fictício feito na Vecsy. A foto, o nome e o cargo mudam para cada palestrante; o resto da arte é igual para todos.
Na prática, um link só reúne tudo. A pessoa abre, escolhe o card (participante, palestrante ou patrocinador), sobe a foto, preenche os campos e baixa a imagem, com a legenda pronta para copiar. Na Vecsy, o painel mostra quantas pessoas acessaram e baixaram cada card, então você sabe se a campanha andou antes do dia do evento. Dá para testar com o seu evento no teste grátis: 1 card ativo e até 100 downloads, com a marca d'água “Criado com Vecsy”, sem cartão de crédito.
O passo a passo para montar o card está em como criar e compartilhar o card “Eu vou” do seu evento.
Calendário de divulgação: o que fazer em cada semana
O calendário abaixo é para um evento presencial com seis semanas de divulgação, o prazo que a gente sugere na Vecsy para um evento com inscrição aberta ao público. Para um evento menor, comprima as etapas. Para um congresso grande, estique. Mantenha a ordem: primeiro quem já é seu, depois as pessoas do evento e os parceiros, e o público entra assim que houver inscritos. O que o perfil do evento posta em cada fase está em conteúdo para eventos: o que postar antes, durante e depois.
Passo 1: seis semanas antes, prepare o que todo mundo vai usar
- Ponha no ar a página de inscrição, com data, local, preço e os primeiros nomes confirmados.
- Escolha a hashtag do evento: curta, fácil de digitar e sem uso por outra marca (pesquise antes de escolher).
- Monte os cards: “eu vou” para os inscritos, “sou palestrante” para quem fala e um para os patrocinadores. Se der, em dois formatos: quadrado para o feed e vertical para os stories. Para montar cada um, veja como fazer o card de evento.
- Escreva a legenda de cada card, já com a hashtag e o link de inscrição.
- Abra as inscrições primeiro para a sua lista: quem foi à edição anterior e quem já é cliente. Essas pessoas tendem a decidir antes e viram as primeiras a postar.
Passo 2: cinco semanas antes, anuncie os palestrantes
- Publique um post por palestrante no perfil do evento.
- No mesmo dia, mande a cada palestrante o link do card dele e a legenda. Peça que ele poste onde está o público dele, no LinkedIn ou no Instagram.
- Peça também que ele marque o perfil do evento. Assim você vê o post e consegue repostar.
Passo 3: quatro semanas antes, abra o “eu vou” para os inscritos
- Ponha o link do card na página de obrigado da inscrição e no e-mail de confirmação.
- Mande o link também para quem se inscreveu antes de o card existir.
- Publique o evento nas plataformas de ingresso e nas agendas do tema.
- Reposte os primeiros cards nos stories do evento. Isso mostra que já tem gente indo e lembra os outros inscritos de que o card existe.
Passo 4: três e duas semanas antes, ative patrocinadores e parceiros
- Mande a cada patrocinador o card dele e um texto pronto para a newsletter e as redes da empresa.
- Peça aos parceiros (comunidades, associações, escolas) que divulguem para a lista deles, com o material pronto.
- Mande à sua lista um conteúdo do evento, não só o convite: uma entrevista curta com um palestrante, a programação comentada, o que mudou desde a última edição.
- Olhe os downloads do card. Se poucos inscritos baixaram, mande um lembrete só para quem ainda não baixou, com o link direto.
Passo 5: na última semana, faça a contagem regressiva
- Publique um card de contagem regressiva nos últimos dias.
- Faça a última chamada para a sua lista e para quem visitou a página e não se inscreveu.
- Mande aos inscritos o recado da logística (endereço, horário, credenciamento) com o link do card de novo. É uma segunda chance para quem ainda não postou.
Passo 6: no dia, deixe o card a um QR code de distância
- Ponha um QR code com o link do card “estou aqui” no credenciamento e no telão dos intervalos.
- Monte um painel de fotos com a marca do evento e a hashtag.
- Deixe alguém da equipe repostando os stories de quem marcou o evento.
Passo 7: na semana seguinte, feche e já comece a próxima edição
- Mande o card “eu fui” ou o certificado de participação, para quem esteve lá postar depois.
- Agradeça à lista com as fotos e as gravações, se houver.
- Abra a lista de interesse da próxima edição. Quem postou nesta edição é o primeiro a receber o convite.
Que canal usar para cada tipo de evento?
O critério é um só: o canal certo é aquele onde está a rede de quem vai ao seu evento. Se quem vai ao evento segue gente parecida com ele, o público é um canal forte. Se não segue, o peso vai para os seus canais e para os parceiros.
- Evento corporativo ou B2B (congresso, summit, encontro do setor). O público está no LinkedIn e decide pelo nome de quem fala e de quem vai. Priorize os palestrantes e patrocinadores postando e o card dos inscritos com nome, cargo e empresa. Use o e-mail para a sua base e a plataforma de ingresso como apoio.
- Curso, workshop ou aula aberta. O público está na sua lista, no Instagram e no WhatsApp. Priorize a lista e os grupos. O card de inscrito ajuda antes; depois, o certificado de participação dá a quem concluiu um motivo para postar.
- Show, festa ou evento cultural. O público está no Instagram, principalmente nos stories, e no WhatsApp. Priorize a plataforma de ingresso, as agendas culturais e o “eu vou” em formato vertical, feito para os stories.
- Evento online (webinar, live, aula ao vivo). O público está no e-mail e no LinkedIn, e a inscrição é fácil de esquecer. Priorize os lembretes perto do horário. O card “eu vou” serve de compromisso público de aparecer.
- Evento de comunidade, escola, igreja ou causa. O público está nos grupos de WhatsApp e no Instagram. Se o que muda de uma pessoa para outra é só a foto, uma moldura simples basta; se entra o nome, é card. O critério completo está em moldura ou card: quando usar cada um.
Dois testes rápidos ajudam a decidir quanto apostar no público:
- O seu público posta com o próprio nome? Se posta (LinkedIn, Instagram pessoal), o card com nome e foto é o centro da divulgação. Se não posta, fique com o e-mail, o convite direto e os parceiros.
- A decisão de ir depende de quem mais vai? Num congresso do setor, depende muito. Num curso técnico, menos. Quanto mais depende, mais vale o “eu vou”.
Que erros evitar na divulgação de um evento?
- Começar duas semanas antes. Nessa altura os palestrantes ainda não têm material, os parceiros já fecharam a newsletter do mês e o público vê o evento poucas vezes antes de decidir. Seis semanas dão tempo para cada grupo entrar na hora dele.
- Pedir sem entregar a peça. “Divulga aí” para o palestrante vira, quando muito, um repost do perfil do evento. O card dele, com a foto e a legenda prontas, vira um post dele, para a rede dele.
- Mandar o link sem a legenda. Quem baixa a imagem posta sem a hashtag e sem o link de inscrição, e o post não leva ninguém a lugar nenhum.
- Fazer uma arte que esconde o rosto. A foto de perfil aparece em círculo no Instagram, no WhatsApp e no LinkedIn. O que fica nos cantos some no corte. Deixe o rosto no centro, com folga, ponha o texto e o logo numa faixa em cima ou embaixo e teste a imagem final como foto de perfil antes de mandar o link.
Como saber se a divulgação está funcionando?
Não espere o dia do evento para descobrir. Olhe três números toda semana:
- Inscrições por origem. Use um link de inscrição diferente para cada canal (e-mail, parceiro, palestrante, card), com parâmetro de origem (UTM). A ferramenta de análise do seu site ou a plataforma de ingresso mostram de onde veio cada inscrição. O canal que não traz ninguém em duas semanas perde espaço no calendário.
- Acessos e downloads do card. Se muita gente acessa e pouca gente baixa, a arte ou os campos estão atrapalhando: simplifique. Se pouca gente acessa, o link não está chegando: mude onde ele aparece. Na Vecsy, esses dois números ficam no painel de cada card.
- Posts com a hashtag. Uma busca pela hashtag no Instagram e no LinkedIn mostra quem postou. Agradeça e reposte: o agradecimento em público lembra os outros inscritos de que eles também podem postar.
Quando não vale pedir ao público que divulgue?
- O evento é fechado ou sigiloso. Reunião de diretoria, lançamento sob embargo, evento interno. O convite direto resolve, e um post público atrapalha.
- São poucos convidados, escolhidos a dedo. Com vinte nomes, uma mensagem pessoal para cada um faz mais do que qualquer card.
- O seu público não posta com o próprio nome. Aí o peso vai para o e-mail, os parceiros e as plataformas de ingresso.
- Basta uma arte única, sem nome nem foto. Um post feito uma vez no Canva, que todo mundo reposta, resolve. Não precisa de gerador de card.
- Você quer vídeo. O Vecsy Cards gera imagem (PNG, e PDF no plano PRO), não vídeo.
Leia também
